又是“情况说明”。
光是看到这四个字，我猜你后槽牙已经开始发紧了。这玩意儿，简直是职场人头顶的达摩克利斯之剑，不知道什么时候就“Duang”一下掉你头上了。项目延期了？写个情况说明。客户投诉了？写个情况说明。服务器半夜崩了？你先别睡，爬起来写个情况说明。
说白了，这东西就是一份“书面交代”。写得好，屁事没有，领导看一眼，哦，知道了，归档。写不好？呵呵，锅就来了。责任不清、逻辑混乱、避重就轻……随便哪一条，都够你在会议上被公开处刑，成为“背锅侠”本侠。
过去，我们怎么写？抓耳挠腮，在Word文档前枯坐俩小时，敲出三百字，删掉两百五。到处找人问细节，生怕漏了哪个要命的点。好不容易拼凑出一篇，还得让老前辈给瞅瞅，改来改去，半条命都没了。
现在，时代变了。AI写作工具，这玩意儿简直就是把我们从这种无休止的、精神内耗巨大的文字炼狱里，暂时性地、部分地解放了出来。但前提是，你得会用。你不能指望把“帮我写个服务器崩了的情况说明”这么一句话丢给它，就想得到一份能直接交差的完美报告。那不叫用AI，那叫许愿。
把AI当成工具，而不是神灯。它更像一个记忆力超群、任劳任怨、24小时待命、但脑子有点一根筋的实习生。你想让他干出漂亮的活儿，就得把指令下得明明白白。下面这套方法，是我自己摸爬滚滚总结出来的，不敢说是什么金科玉律，但绝对能让你生成的初稿质量，碾压90%的“小白”用户。
第一步：角色扮演，给AI一个“人设”
这是最关键，也最容易被忽略的一步。你直接让AI写，它就是个没有感情、没有立场的文本生成器。但如果你先给它一个身份，一切就都不同了。
指令的开头，先用一句话给AI“注入灵魂”。
比如，你要写一份因为供应链问题导致生产延期的说明，你的指令应该是这样开头的：
“请你扮演一位经验丰富的生产部门经理，你的行事风格是严谨、负责、实事求是。现在，你需要起草一份关于‘XX项目’生产延期的内部情况说明，报告给公司副总裁。”
看到区别了吗？你给了它三个关键信息：
- 身份 :生产部门经理。AI立刻就会知道，它该站在哪个角度，用什么样的口吻说话。
- 风格 :严谨、负责、实事求是。这就排除了那些花里胡哨的、或者过于情绪化的表达。它会倾向于使用专业、客观的词汇。
- 读者 :公司副总裁。这意味着报告需要有高度、有条理，不能是流水账，要突出重点。
角色扮演，就是帮你把AI从一个“什么都懂一点”的泛泛之才，瞬间调教成一个“专精此道”的领域专家。这是让AI输出“像人话”的第一道保险。
第二步：喂饱数据，别让它“凭空想象”
AI不会通灵，你脑子里的信息，它一个比特都不知道。所以，你必须把所有相关的、关键的、琐碎的背景信息，像填鸭一样，清清楚楚地喂给它。
别怕啰嗦，信息越是结构化，AI的理解就越到位。我习惯用清单体来提供“原料”：
核心事件 :‘XX项目’原定于5月20日完成生产，现预计延期至6月10日。 时间线 :* 4月15日：核心原料A供应商，‘甲公司’，首次通知可能因港口拥堵导致发货延迟。* 4月25日：我方催促，甲公司承诺5月5日前到货。* 5月6日：原料仍未到港，我方启动紧急预案，联系备用供应商‘乙公司’。* 5月10日：乙公司表示其现有库存无法满足我方全部需求，只能提供70%。* 5月15日：最终确认，甲公司原料最早6月1日到港，导致生产线停摆。 关键事实与数据 :* 延期天数：21天。* 涉及订单量：3000套。* 直接原因：核心原料A供应中断。* 间接原因：备用供应商方案未能完全覆盖缺口。 已采取措施 :* 第一时间与销售部门沟通，调整客户交期。* 安排生产线员工进行设备保养与技能培训，避免闲置。* 法务部门已介入，就甲公司违约问题进行函告。
你看，这么一列，是不是你自己思路都清晰了？你把这些条条框框的东西丢给AI，它就能围绕这些“钢筋骨架”来填充“血肉”，而不是自己瞎编。记住，AI最可怕的毛病是“一本正经地胡说八道”，你给的事实越多，它胡说的空间就越小。
第三. 定下调子，控制情绪与风格
情况说明的语气，是门大学问。是主动认错，还是客观陈述？是强调困难，还是展现担当？这些微妙的差别，必须在指令里明确。
你可以直接下命令：
- “ 写作风格要求 :语言必须极其客观、冷静，专注于事实陈述，避免使用任何带有感情色彩或主观推测的词语。不要使用‘我们深感歉意’这类表达，而是用‘此事造成了不良影响’来陈述。”
- “ 报告重点 :重点突出我们已经采取的补救措施和应对方案，展现积极解决问题的态度，而不是纠结于追究责任。”
- “ 篇幅要求 :全文控制在800字以内，力求精炼，避免不必要的细节描述。”
定下调子，就是在给AI画一个无形的框。它所有的文本生成，都得在这个框里跳舞。这能有效避免它写出来的东西“跑偏”，比如该严肃的时候它在抒情，该认错的时候它在甩锅。
第四步：画好框架，让它“指哪打哪”
如果你对报告的结构有明确要求，那就别让AI自己发挥。直接给它一个提纲，让它做填空题。这是保证报告逻辑清晰、结构规范的终极大招。
“请严格按照以下结构生成报告：
- 事件概述 :一句话概括发生了什么事，造成了什么结果。
- 事件详细经过 :按照时间顺序，详细说明从问题发生到现在的完整过程。
- 原因分析 :分为直接原因和根本原因进行分析。
- 造成的影响 :从客户、成本、团队士气等角度分析。
- 已采取的应对措施 :详细说明我们都做了些什么来补救。
- 后续工作计划与建议 :接下来打算怎么做，以及提出什么建议避免类似问题再次发生。”
把这个框架给它，AI就会像一个训练有素的士兵，严格执行你的命令。输出的内容自然就结构分明，重点突出，完全符合一篇规范的情况说明的要求。
最后的“人肉抛光”：你是最后的把关人
好了，通过以上四步，AI大概率能给你一篇完成度85%以上的初稿。它结构清晰、事实准确、语言规范。但，它缺少了最宝贵的东西——人味儿。
最后的15%，必须由你来完成。
- 核对事实 :AI可能会在转述你的数据时出现微小偏差，数字、日期、人名，必须逐一核对。
- 润色语气 :AI的用词可能过于“书面化”或“机器人化”。你需要把它改成你自己的说话方式，加入一些微妙的、符合你身份和情境的词语。比如，把“该问题已得到初步遏制”改成“目前，我们已经稳住了局面”，后者显然更有力量和温度。
- 注入灵魂 :在关键的地方，加上一两句能体现你思考和担当的话。这画龙点睛的一笔，是AI永远给不了你的。这是你作为“人”的价值所在。
总而言之，用AI写情况说明，不是一键生成那么简单，它更像是一场“人机协同作战”。你，是指挥官，负责制定战略、提供情报、明确目标。AI，是你最得力的突击队员，负责冲锋陷阵，快速搭建工事。
掌握了这套方法，下次再面对“情况说明”这四个字时，你或许可以稍微松一口气。打开AI，噼里啪啦一顿指令下去，一杯咖啡的功夫，一份像模像样的初稿就躺在那儿了。你剩下的工作，不再是痛苦的从0到1，而是优雅的从85分到100分。
这，才是我们在人工智能时代，应该有的、聪明的“偷懒”方式。把AI当成你最强大的外挂，而不是你的老板。
