人工智能发展得特别快，也深入了我们各行各业。你看，国家也说了，《“十四五”全国档案事业发展规划》和《电子档案管理办法》都要求我们用人工智能技术。全国的档案部门现在都用人工智能做数据分析、深度学习、多模态检索、知识图谱、大语言模型。他们在档案的收集、整理、保护、鉴定、利用、安全这些环节，都在尝试“人工智能+档案”的应用。上海市档案馆一直跟着上海建设数字之都的方向，也在探索人工智能怎么用在档案业务里。这样能推动档案工作数字化转型，现在看效果很明显。
人工智能应用场景与成效
上海市档案馆在人工智能应用上，做了不少实事。
“跟着档案观上海”数字人文平台
市档案馆做了一个叫**“跟着档案观上海”的平台。这是在2023年6月上线的。这是它的工作原理：它以1855年到2012年这12张上海老地图为底子。然后，把社会上收集的文书、照片、图纸等2000多件档案信息，都放在地图上。它选的是近代上海最早有现代化的外滩、北外滩、杨浦滨江这些地方的标志性建筑**。你点一个建筑，就能看到它的时间、地点、相关人物和事件的档案信息。这里面用了知识图谱、3D虚拟现实、多模态元数据提取这些技术。你可以在电脑上看，也可以在手机上看，档案馆的学生大屏上也能看。这样，大家就能多角度、互动地看档案了。它让档案利用变得更有趣。
AI影像档案修复系统
以前，老照片和老影片坏了，要人工一点点修。这花时间，而且很麻烦。2022年，市档案馆开发了AI影像档案修复系统。这个系统用的是人工智能深度学习神经网络。它针对档案修复的各种情况，调整了算法。它解决了人工修复慢、没有自动工具的问题。它能把图像变得更清晰，修复坏掉影像档案上的划痕，还能把黑白照片和影片自动上色。这样可以帮你更快完成修复，档案利用效果也更好了。
档案保护技术知识图谱与知识问答系统
档案保护有很多知识，很专业。市档案馆想办法把知识图谱技术用在档案保护上。他们还研究了一个基于知识图谱的档案保护知识问答模型。这个模型可以满足档案保护的具体需求。这样就找到了档案保护的新方法。这个问答模型包括专项数据库、算法模型、知识图谱基座、知识图谱子平台，还有智能知识问答和后台管理功能。通过知识图谱，它把档案保护的环境、材料、病害、修复方法这些知识，都清晰直观地展现出来。它还能提供科学的风险预警、保护措施和修复建议。这让档案保护更现代化了。而且，他们还在算法模型基础上，开发了档案保护技术知识图谱与知识问答系统这个软件平台。它运行得很好，是个很有创新的工程实践。
数字档案馆（室）建设
上海在数字档案馆室建设上，走在前面。到2024年底，上海市和区两级所有17家综合档案馆，都完成了数字档案馆创建。这在全国是第一个实现全覆盖的。而且，2025年上半年，市档案局也通过了国家档案局的高水平数字档案室验收。市档案馆在数字档案室建设中，用了很多人工智能技术。比如智能问答小助手、智慧查询、看图搜索、智慧编研、智能鉴定、智能提取。在数字档案馆建设中，他们也尝试了AI辅助智能鉴定。这是它的工作原理：AI用深度网络模型、自然语言处理技术，分析档案内容。它会从规则库、敏感词库、涉密筛查等多个方面，给出审核建议。这样就提高了档案鉴定的工作效率。
人工智能在档案领域应用面临的挑战与问题
但是，人工智能用在档案里，也遇到了一些困难。
- 大家对人工智能技术的认识还不够
很多档案工作人员对新技术有些担心。
- 怕它用起来麻烦，不好用。
- 怕它不安全，会泄密。
- 怕它会替代自己的工作岗位。
- 怕它花钱太多，但是效果不理想，不划算。
- 档案的基础工作还不够扎实
人工智能需要好的数据才能发挥作用。但是，我们现在档案数字资源的数量和质量还不太好。从传统档案数字化扫描，到档案内容数据化，再到为了AI用的档案数据语料化，这中间差距很大。而且，部分档案工作人员不大会用人工智能技术。他们处于比较弱势和被动的状态。
- 相关标准规范不够清晰
现在，人工智能用在档案行业，还没有一套完整的标准规定。特别是关于系统框架、功能要求、应用场景、数据管理、评估审核这些方面，都缺少应用标准。档案数据怎么采集、存储、训练、使用，这些操作流程也不完整。
- 人工智能技术自己也还没那么成熟
新一轮人工智能技术还在快速发展。有些新技术还在摸索和起步阶段。现在人工智能用起来，可能不够智能，也不太稳定。而且，成本也高。国内一些基础大模型，像DeepSeek、阿里千问，它们用在档案领域的具体表现，还需要实践来验证。
档案领域运用人工智能需把握的原则
我们要用好人工智能，需要把握一些原则。
- 科学理性
对待人工智能新技术，别把它看得太高，也别看得太低。别把它当成神，也别觉得它没用。我们要保持客观、严谨的态度。我们要研究人工智能在档案管理所有环节中，到底有没有用，可不可靠。AI是来帮忙的，不是来简单替换人的。我们要建立严格的技术评估标准。要清楚新技术有好处也有坏处，别觉得技术什么都能解决。
- 积极审慎
我们要接受新技术，因为它能让档案工作更有效率，也能帮助我们发现档案更深层的价值。但是，我们更要重视和保证档案数据的安全。要做到**“不出馆、不涉密、不对外、不替代”**。这是它的工作原理：用人工智能处理的档案数据，只能在档案馆内部使用，和外部网络物理隔离。我们坚决不能用涉密、敏感的档案数据来做实验。人工智能技术现在只用来辅助优化档案业务工作。它生成的辅助材料只能内部试用，不能给社会公众开放和利用。这是为了防止档案的真实属性被乱改。
- 循序渐进
我们探索用人工智能，要一步一步来。先解决简单的、急需解决的问题，再慢慢处理复杂的挑战。可以分阶段推进。这样可以稳着来，积累经验，培养人才，也能控制风险。最终让档案工作变得更“智慧”。
- 博采众长
我们要多学习国内外的先进经验。别只看自己的。要多和图书馆、博物馆、文史馆这些单位交流。看看他们有没有成功的案例可以学。这样可以降低我们自己摸索的成本。我们还要关注国际档案界的最新消息。对于好的经验，要保持开放心态。积极地**“走出去”学习，也“请进来”**交流。把外面好的资源和想法带进来，大家一起推动人工智能在档案里的应用。
推进人工智能在档案领域应用的举措
“十五五”期间，市档案馆会更重视人工智能技术的发展。它会整合科研机构、大学、企业的技术和资源。让人工智能技术和档案工作结合得更深。这样能让档案业务做得更好，真正推动人工智能技术在档案工作的所有环节的应用。为上海档案事业的高质量发展和现代化建设做贡献。
- 先做好档案数据，打牢人工智能应用的基础
档案数据的数量和质量是人工智能发挥作用的基础。我们要坚持把纸质档案数字化，数字档案再数据化。通过去重、纠错这些操作，把数据清洗干净。探索提高档案数据治理的方法。要建设一批高质量的档案数据集，比如“两类”档案、革命历史档案资料，里面要有文字、音频、视频、图片这些多媒体数据。深度挖掘档案数据的价值。要更细致地管理各类档案数据。以档案著录为基础，做好数据标注。让数据更容易理解，更好用。这样就能为建设档案语料库打好基础。我们还要把科研项目研究和实践应用结合起来。出台符合上海档案工作实际的档案法律法规标准。建设档案保护技术等档案知识库。这样可以更好地开发档案资源，提供资政和社会服务。
- 带头用好典型应用场景，争做新技术应用的排头兵
馆里档案很多，开放审核压力也大。我们要开发**“智能开放审核模型”。它会深度学习以前的审核规则，给出初步结果。比如划不划控，鉴定意见是什么，还有辅助鉴定依据。这样能省很多人力和时间。我们还要用多媒体技术，建设档案资源知识库，以及多智能体、多模态档案利用服务系统。把“跟着档案观上海”数字人文平台做得更好。给市民、档案研究人员、档案编研和策展人员提供智能检索、知识问答、智慧编研等服务。这样可以帮你更快找到需要的档案。另外，通过智能感应、数据分析和自动化控制技术，建一个“人防、物防、技防”三合一的档案馆综合保护系统。有效保护档案实体和数字资源的安全。让档案安全保护更智能、准确、自动化。做到“一屏观全馆”“一屏管全馆”**。
- 推动重点档案信息化项目落地，帮助档案工作实现数字化转型
上海要建设国际数字之都，档案工作也要跟上。我们要紧跟全市“一网通办”等平台的趋势。强化档案数字化需要的环境、网络、硬件、安防、运维等基础保障。要建一个集中、智能的档案云平台。通过语义分析、知识库等技术创新，让电子档案从产生到销毁都能管理好，而且能智能应用。这可以满足市级单位档案数据安全存储、管理、移交及备份的需求。打通电子文件归档的最后一道关卡。探索档案数字资源共享，让档案信息化和城市数字化更好地融合。
- 定好标准规则，筑牢新技术应用的安全底线
我们要探索制定人工智能用在档案里的数据共享、数据管理、数据治理等机制和规则。防止档案数据泄露、被改、被破坏。确保档案数据用得对，用得好。制定人工智能安全防护指南。加强人工智能算法审核。建一套科学的档案安全技术和管理系统。给档案的载体安全、信息安全、库房安全、通信安全和存储安全等都加上安全保护。总结档案智能开放审核、智能开发利用、档案智能安全管理这些好的应用例子。形成可以推广的标准。这样能促进人工智能和档案工作深度融合。
